Overweeg je over te stappen van arbodienstverlener? Of ben je van plan het contract met jouw huidige arbodienstverlener te verlengen? In beide gevallen is een zorgvuldige overweging cruciaal. Veel organisaties houden een contract aan uit gemak en gewoonte. ‘Als je maar verzekerd bent, dan zit het wel goed,’ is een veelgehoorde uitspraak. Blijven je medewerkers gezond en inzetbaar, kom je met een basiscontract inderdaad een heel eind. Toch worden werkgevers regelmatig verrast, zodra er bijvoorbeeld sprake is van langdurig verzuim, door torenhoge uurtarieven of boetes. Heb je afspraken niet helder, kan het soms zelfs leiden tot vervelende conflicten met de betreffende medewerker. Je behoudt als organisatie vaak meer verantwoordelijkheden dan veel ondernemers zich beseffen. Wat moet je precies geregeld hebben en welke afwegingen maak je?
Van preventie tot nazorg
De oorzaak van veel onverwachte boetes en conflicten ligt vaak bij verkeerde verwachtingen over de samenwerking met een arbodienstverlener. Die laatste is er met name voor wanneer een medewerker ziek is en eventueel begeleid wordt in de terugkeer naar het werk. Er zijn echter drie niveaus waar je als werkgever op in moet zetten. Dat begint bij preventie en loopt door tot 10 jaar aan nazorg in het geval van verzuim.
1. Inzetbare medewerkers
Wat doe je op het gebied van duurzame inzetbaarheid en preventie van verzuim en hoe zorg je voor een prettig werkklimaat? Hoe beter dit geregeld is, hoe productiever medewerkers zijn en hoe langer ze blijven.
2. Medewerkers die verminderd inzetbaar of ziek zijn
Welke verantwoordelijkheden heb je hierin en pak je deze? Aan welke behoeftes moet een arbodienstverlener volgens jou gehoor geven?
3. Medewerkers die niet meer kunnen werken en in een uitkering terecht komen
In hoeverre worden de risico’s gedekt door het UWV en welke begeleiding heb je nog nodig? Ook al ben je verzekerd, danwel als eigen risicodrager, danwel via het UWV, je blijft 10 jaar lang verantwoordelijk voor jouw personeel.
Begin met een organisatiescan
Wil je dit op orde hebben en een bewuste keuze maken voor een arbodienstverlener, zal je eerst goed moeten weten wat de huidige situatie is binnen je organisatie. Met Personele Zaken zijn we een onderzoekstraject gestart bij verschillende organisaties. We toetsen daarin eerst of de organisatie binnen alle drie de niveaus voldoet aan het wettelijk kader. Wat moet je als organisatie minimaal geregeld hebben volgens de wet? Wat nog niet geregeld is, brengen we samen op orde.
Heb je de ambitie om een excellente werkgever te zijn, dan zijn er hogere eisen waar je als organisatie aan moet voldoen. Daarnaast kijken we naar de uitdagingen waar je als organisatie nu en in de toekomst (mogelijk) mee te maken krijgt. Denk bijvoorbeeld aan het actuele personeelstekort, automatisering en de veranderende behoeftes van personeel waarvoor werk meer en meer draait om plezier en ambitie. We brengen in kaart aan welke knoppen je kunt draaien om ervoor te zorgen dat je goed inzetbaar personeel in huis hebt en houdt. Ook kijken we naar risico’s op financieel gebied en naar zaken die jouw ambities mogelijk tegen (gaan) werken.
Op basis van de analyses van de drie niveaus bespreken welke stappen er nodig zijn om risico’s af te dekken. Welke risico’s draag je zelf, welke besteed je uit en welke eisen stel je aan een verzekeraar? Welke ondersteuning ontvang je van het UWV en waar is aanvullend nog behoefte aan? Waar zitten de gaps tussen de rol van jou als werkgever en die van de arbodienstverlener?
Regel arbodienstverlening op tijd
Het komt vaker voor dan je denkt: ik zie organisaties die een basiscontract hebben met een arbodienstverlener en na een paar keer contact met de bedrijfsarts versteld komen te staan van de hoge rekeningen die ze krijgen. Dit is noch de schuld van de ondernemer, noch die van de arbodienstverlener: er is een kink in de kabel over de verwachtingen onderling. Met het onderzoek van Personele Zaken zullen we dus niet per se adviseren om over te stappen naar een andere provider. We analyseren de huidige situatie en behoeftes van de ondernemer en houden deze tegen het licht: past het huidige contract en zijn de verwachtingen over en weer helder? Wanneer je dit niet of te laat regelt, kan het veel vervelende gevolgen hebben. Ook veranderen behoeftes, wet- en regelgeving en dienstverlening: zorg dus dat je eens in de zoveel tijd opnieuw die afweging maakt: klopt alles nog?
Niet op de laatste plaats brengen we focus aan op preventie. Met een goed inzetbaarheids-/preventiebeleid voorkom je ziekteverzuim en personeelsverloop. Je kunt immers nog zo goed verzekerd zijn, voorkomen is altijd beter dan genezen!
Onthoud: Een arbodienstverlener kan veel zorgen uit handen nemen, maar als ondernemer blijf je altijd zelf de verantwoordelijkheid houden om te weten wat je nodig hebt. Welke verantwoordelijkheden dit zijn en hoe je de juiste arbodienstverlener kiest, lichten we toe in een volgend artikel.
